iso 9000 质量体系中程序文件编号是怎么规定的？

小唯

：）

ISO体系文件编号，各企业根据自己的实际需要编号就好了。没有死办法。但是，一定要有规律，最好从编号上就可以看出文件的类别。编号要遵守“唯一性原则”。

习惯上编号包括公司缩写，部门缩写，文件性质代码，序列号。

给你某单位的文件编码控制程序，你参考一哈子：）

文件编码程序

1.0 目的

规定文件的编号，以便于识别各类文件。

2.0 适用范围

适用于公司ISO9002质量体系文件的编码。

3.0职责

3.1 管理者代表编制各种文件编码。

3.2 文件管理员负责文件的编码。

4.0 程序

4.1文件编号规定

4.
1.1 公司码

本公司名称“嘉禾新城物业管理有限公司”公司码取“JH”。

4.
1.2文件类别码

文件类别码取其英语的简称，即质量手册规定为“QM”，程序文件规

定为“QP”，其他三级文件（工作指引与操作规程等）规定为“WI”，各质

量记录用的表格规定为“FM”。

4.
1.3体系要素码

各要素的编码参照ISO-9002-94各要素的序号码，要素码为两位数

字，如ISO要素“
4.6采购”即为06。

4.
1.4序号码

同要素文件的编制顺序，序号码取两位数，从01开始。

4.
1.5部门码

部门码按以下规定进行或取部门名称两个字的汉语拼音的声母组成：

部门名称 部门码 部门名称 部门码 部门名称 部门码

绿化队 LH 水电工程队 SD 资料室 ZL

保安队 BA 商业经营 特约服务队 SF

综合业务队 ZW

清洁队 QJ

备注：ISO9002质量体系方面的文件都规定为资料室的文件

4.2质量手册的编号

质量手册的编码以“公司码-文件类别码”形式进行，即JH-QM

4.3 程序文件编号

程序文件的编号方式按“公司码--文件类别码--要素码--序号码”进行。

例如：《文件编码程序》的编号

JH-QP-05-02

序号码，文件编制顺序

要素码，文件控制

文件类别码

公司码

4.4 三级文件的编号

三级文件的编号按“特征码-部门码-序号码”方式进行。

例如：《清洁队工作指引》的编号

WI-LH-01

序号码，文件编制顺序，表示为该部门编制的第一份文件；

部门类别码，表示为绿化队的文件；

文件特征码 ，表示为三级文件；

4.5质量记录表格的编号

质量记录表格的编号按“特征码-部门码-序号码-版次码”方式进行，规定版次码从01，02．．．．．依次按顺序进行;

例如：《管理评审计划 》表格的编号

FM-ZL-01-01

版次码,表示该表格的版次为第一版次

序号码，表示为资料室的第一份表格

部门类别码，表示为资料室的表格

表格的特征码。

从我手头的培训资料中，复制一段关于文件、记录控制的ISO资料给你：

文件控制里面，我们先来说说什么是有效版本，必须具备这么三个条件，第一，必须经过批准（这里说的是文件的适用性）经过批准的文件才可以发布；第二，必须有识别有效版本的标识（编号或受控状态）；第三，必须从正常渠道获得，（应有发放、回收记录）。为什么要对文件进行控制？就是为了保证适用文件的状态。试想如果一个组织内部不同的岗位在按照不同的文件内容执行，怎么会不出差错？

文件控制里面另外一个要说的是外来文件的控制，先来解释一下什么是外来文件，一般来讲，外来文件包括顾客提供的图样，有关的技术文件，还有就是引用的标准，包括国家标准、行业标准等的有效版本。对于这些外来文件需要采取措施进行控制，应该进行登记，或者进行编目管理。外来文件是受控文件的一种，所以要规定控制的方法。

对于文件的控制应该形成文件。

记录是一种特殊类型的文件，这里大家要明确一下，在记录中要分清楚记录和表格。表格就是记录的格式，我们在记录一些信息的时候会设计一些表格以方便填写，在没有填写内容之前，可以叫做表格，在填写内容之后就成为记录了，表格的内容和文件一样，需要进行控制，必要的时候可以采取与文件一样的控制方法来控制表格的备案、修改和作废。作为记录来讲，和文件最大的不同就是纪录不需要审批，每天都要产生大量的记录，为什么要做记录？是因为记录是一种手段，一种提供可追溯的手段，所以，记录要保存，如何保存，谁来保存，保存多久，这就应该在记录控制的文件里面进行描述，也就是要形成文件。

4.
2.3 文件控制

质量管理体系所要求的文件应予以控制。记录是一种特殊类型的文件，应依据
4.
2.4 的要求进行控制。

应编制形成文件的程序，以规定以下方面所需的控制：

a) 文件发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜的；

b) 必要时对文件进行评审与更新，并再次批准；

c) 确保文件的更改和现行修订状态得到识别；

d) 确保在使用处可获得适用文件的有关版本；

e) 确保文件保持清晰、易于识别；

f) 确保外来文件得到识别，并控制其分发；

g) 防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识。

4.
2.4 记录控制

应建立并保持记录，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。记录应保持清晰、易于识别和检索。应编制形成文件的程序，以规定记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制。

条文理解

这一节讲的是文件的要求，在2000版的标准里面，对于文件的要求是比较宽松的，那就是根据组织自身的特点和具体情况来决定文件的多少，但是，还是有一些文件是必须形成的，这的规定有6个地方，分别是刚才说的文件控制、记录控制、还有后面要讲到的
8.
2.2内部审核、
8.3不合格品控制、
8.
5.2纠正措施、
8.
5.3预防措施，在编制文件的时候，可以将纠正措施和预防措施合并起来编写。事实上，其他的条款虽然没有强制规定形成文件，但从控制的角度看，有些文件还是必需的。