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iso 9000 质量体系中程序文件编号是怎么规定的?

小唯

小唯

:)

ISO体系文件编号,各企业根据自己的实际需要编号就好了。没有死办法。但是,一定要有规律,最好从编号上就可以看出文件的类别。编号要遵守“唯一性原则”。

习惯上编号包括公司缩写,部门缩写,文件性质代码,序列号。

给你某单位的文件编码控制程序,你参考一哈子:)

文件编码程序


1.0 目的

规定文件的编号,以便于识别各类文件。


2.0 适用范围

适用于公司ISO9002质量体系文件的编码。


3.0职责


3.1 管理者代表编制各种文件编码。


3.2 文件管理员负责文件的编码。


4.0 程序


4.1文件编号规定


4.
1.1 公司码

本公司名称“嘉禾新城物业管理有限公司”公司码取“JH”。


4.
1.2文件类别码

文件类别码取其英语的简称,即质量手册规定为“QM”,程序文件规

定为“QP”,其他三级文件(工作指引与操作规程等)规定为“WI”,各质

量记录用的表格规定为“FM”。


4.
1.3体系要素码

各要素的编码参照ISO-9002-94各要素的序号码,要素码为两位数

字,如ISO要素“
4.6采购”即为06。


4.
1.4序号码

同要素文件的编制顺序,序号码取两位数,从01开始。


4.
1.5部门码

部门码按以下规定进行或取部门名称两个字的汉语拼音的声母组成:

部门名称 部门码 部门名称 部门码 部门名称 部门码

绿化队 LH 水电工程队 SD 资料室 ZL

保安队 BA 商业经营 特约服务队 SF

综合业务队 ZW

清洁队 QJ

备注:ISO9002质量体系方面的文件都规定为资料室的文件


4.2质量手册的编号

质量手册的编码以“公司码-文件类别码”形式进行,即JH-QM


4.3 程序文件编号

程序文件的编号方式按“公司码--文件类别码--要素码--序号码”进行。

例如:《文件编码程序》的编号

JH-QP-05-02

序号码,文件编制顺序

要素码,文件控制

文件类别码

公司码


4.4 三级文件的编号

三级文件的编号按“特征码-部门码-序号码”方式进行。

例如:《清洁队工作指引》的编号

WI-LH-01

序号码,文件编制顺序,表示为该部门编制的第一份文件;

部门类别码,表示为绿化队的文件;

文件特征码 ,表示为三级文件;


4.5质量记录表格的编号

质量记录表格的编号按“特征码-部门码-序号码-版次码”方式进行,规定版次码从01,02.....依次按顺序进行;

例如:《管理评审计划 》表格的编号

FM-ZL-01-01

版次码,表示该表格的版次为第一版次

序号码,表示为资料室的第一份表格

部门类别码,表示为资料室的表格

表格的特征码。

从我手头的培训资料中,复制一段关于文件、记录控制的ISO资料给你:

文件控制里面,我们先来说说什么是有效版本,必须具备这么三个条件,第一,必须经过批准(这里说的是文件的适用性)经过批准的文件才可以发布;第二,必须有识别有效版本的标识(编号或受控状态);第三,必须从正常渠道获得,(应有发放、回收记录)。为什么要对文件进行控制?就是为了保证适用文件的状态。试想如果一个组织内部不同的岗位在按照不同的文件内容执行,怎么会不出差错?

文件控制里面另外一个要说的是外来文件的控制,先来解释一下什么是外来文件,一般来讲,外来文件包括顾客提供的图样,有关的技术文件,还有就是引用的标准,包括国家标准、行业标准等的有效版本。对于这些外来文件需要采取措施进行控制,应该进行登记,或者进行编目管理。外来文件是受控文件的一种,所以要规定控制的方法。

对于文件的控制应该形成文件。

记录是一种特殊类型的文件,这里大家要明确一下,在记录中要分清楚记录和表格。表格就是记录的格式,我们在记录一些信息的时候会设计一些表格以方便填写,在没有填写内容之前,可以叫做表格,在填写内容之后就成为记录了,表格的内容和文件一样,需要进行控制,必要的时候可以采取与文件一样的控制方法来控制表格的备案、修改和作废。作为记录来讲,和文件最大的不同就是纪录不需要审批,每天都要产生大量的记录,为什么要做记录?是因为记录是一种手段,一种提供可追溯的手段,所以,记录要保存,如何保存,谁来保存,保存多久,这就应该在记录控制的文件里面进行描述,也就是要形成文件。


4.
2.3 文件控制

质量管理体系所要求的文件应予以控制。记录是一种特殊类型的文件,应依据
4.
2.4 的要求进行控制。

应编制形成文件的程序,以规定以下方面所需的控制:

a) 文件发布前得到批准,以确保文件是充分与适宜的;

b) 必要时对文件进行评审与更新,并再次批准;

c) 确保文件的更改和现行修订状态得到识别;

d) 确保在使用处可获得适用文件的有关版本;

e) 确保文件保持清晰、易于识别;

f) 确保外来文件得到识别,并控制其分发;

g) 防止作废文件的非预期使用,若因任何原因而保留作废文件时,对这些文件进行适当的标识。


4.
2.4 记录控制

应建立并保持记录,以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。记录应保持清晰、易于识别和检索。应编制形成文件的程序,以规定记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制。

条文理解

这一节讲的是文件的要求,在2000版的标准里面,对于文件的要求是比较宽松的,那就是根据组织自身的特点和具体情况来决定文件的多少,但是,还是有一些文件是必须形成的,这的规定有6个地方,分别是刚才说的文件控制、记录控制、还有后面要讲到的
8.
2.2内部审核、
8.3不合格品控制、
8.
5.2纠正措施、
8.
5.3预防措施,在编制文件的时候,可以将纠正措施和预防措施合并起来编写。事实上,其他的条款虽然没有强制规定形成文件,但从控制的角度看,有些文件还是必需的。

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